competition.php

<? include "header.php" ?>

<h1>Competition Orga Tutorial</h1>

<p align="center">
Anleitung für Organisatoren eines WCA Wettbewerbs
</p>

<p align="center" class="small">
Dieser Text basiert auf dem
<a href="http://www.cubingusa.com/cguide.php">Competition Guide</a>
von <a href="http://www.cubingusa.com">Cubing USA</a>. <br/>
Übersetzt und ergänzt von <a href="http://hackvalue.de">Florian Weingarten</a>
(<a href="http://www.worldcubeassociation.org/results/p.php?i=2007WEIN01">2007WEIN01</a>)<br/>
<a href="http://aachen.speedcubing.com/">
http://aachen.speedcubing.com/</a>
</p>

<? include "credits.php" ?>

<? include "menu.php" ?>

<p>
WCA Competitions werden (in der Regel) ehrenamtlich von Freiwilligen
organisiert. Wenn du also selbst schon oft auf einer Competition warst,
kannst du dir überlegen, auch einmal so etwas zu veranstalten.
Die Leute werden es dir danken und du wirst
viele wertvolle Erfahrungen sammeln!
</p>

<p>
Eine Competition zu organisieren ist keine leichte Aufgabe
(vor allem wenn man finanziell sehr eingeschränkt ist),
aber auch nicht so schwer, wie man vielleicht denkt. Auf dieser Seite
sollen ein paar Tipps gegeben werden und eine Liste von Dingen, die man
beim Organisieren beachten sollte.
</p>

<h2>Was du brauchen wirst</h2>

<ul>
 <li>
  <b>Computer und Drucker</b><br/>
  Ein Computer, am besten Laptop, sowie ein Farbdrucker sind unbedingt
  nötig für eine Competition. Am PC wirst du die Ergebnisse in das
  Excel Sheet, bzw. cubecomps.com, eintragen müssen. Mit dem Drucker druckst du 
  Ergebnisse, Urkunden und andere Dinge. Die Ergebnisse solltest du im Raum
  aushängen, damit die Leute
  nicht ständig am PC nach ihrer Platzierung fragen.
 </li>
 <li>
  <b>Stackmat Timer und Displays</b><br/>
  Du wirst mehrere Timer und am besten auch Displays, damit die Zuschauer
  die Zeiten sehen können, benötigen.
 </li>
 <li>
  <b>Batterien</b><br/>
  Die Displays verbrauchen Strom. Sorge dafür, dass ausreichend
  Ersatzbatterien vorhanden sind.
 </li>
 <li>
  <b>Stoppuhren</b><br/>
  Um die Inspection Zeit zu stoppen, werden Stoppuhren benötigt.
  Pro Timer sollte eine Stoppuhr zur Verfügung stehen.
 </li>
 <li>
  <b>Abdeckungen</b><br/>
  Um die gemischten Puzzle zu verdecken, sollte irgendeine Art von
  Abdeckung vorhanden sein, z.B. Plastikdeckel.
 </li>
 <li>
  <b>Scrambles</b><br/>
  Auf der WCA Webseite findest du die
  <a href="http://cube.hackvalue.de/wca/#scrambling">Programme zum
  Generieren der Scrambles</a>.
  Spreche rechtzeitig mit dem Delegate ab, ob du die
  Scrambles selbst generieren und drucken musst oder ob er sie bereit
  stellt. Die Scrambles müssen unbedingt streng geheim gehalten werden
  und sollten in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden.
 </li>
 <li>
  <b>Scoresheets</b><br/>
  Dies sind Zettel, auf denen die Ergebnisse eines Teilnehmers in einem
  Event eingetragen werden und können aus der Excel Datei, bzw. cubecomps.com, generiert werden.
 </li>
 <li>
  <b>Stifte</b><br/>
  Um die Ergebnisse zu notieren sollte bei jedem Timer mindestens ein
  Kugelschreiber bereit liegen. Halte genug Ersatzkulis bereit.
 </li>
 <li>
  <b>Papier</b><br/>
  Du wirst sowohl eine Menge normales Druckerpapier als auch dickeres
  Papier für die Urkunden besorgen müssen.
 </li>
</ul>

<p>
 Der Delegate (dazu später
 mehr) ist ein sehr wichtiger Ansprechpartner für viele dieser Dinge.
 Er bringt meistens die Timer, Displays, Stoppuhren und teilweise
 auch Batterien und Abdeckkappen mit. Sprich dies frühzeitig mit ihm ab!
</p>

<h2>Loslegen</h2>

<ul>
 <li>
  <b>WCA Regeln</b><br/>
  Besonders als Organisator einer Competition ist es unbedingt
  notwendig die WCA Regeln komplett und sorgfältig gelesen zu haben.
  Sie enthalten viele wichtige Infos und Richtlinien zur Organisation
  eines Turniers!
 </li>
 <li>
  <b>Suche einen WCA Delegate</b><br/>
  Jede offizielle WCA Competition benötigt mindestens einen offiziellen
  Vertreter der WCA, einen so genannten "Delegate". In Deutschland sind
  dies momentan <b>Sébastien&nbsp;Auroux</b>
  (<a href="mailto:sebastien.auroux@gmx.net">sebastien.auroux@gmx.net</a>)
  aus Paderborn und <b>Björn&nbsp;Korbanka</b>
  (<a href="mailto:Bjoern-korbanka@web.de">Bjoern-korbanka@web.de</a>)
  aus Regensburg. Schreibe am besten beide an, beschreibe was du planst 
  und sprich mögliche Termine mit ihnen ab. 
  Es ist sehr sinnvoll, den Delegate frühzeitig zu kontaktieren und
  während der gesamten Organisation mit ihm zusammen zu arbeiten. Er
  steht dir insbesondere für organisatorische Fragen gerne zur Verfügung.
 </li>
 <li>
  <b>Kapital</b><br/>
  Bedenke stets, dass du alle Ausgaben für die Organisation vorstrecken
  musst, solange du kein PayPal-Vorkassesystem verwendest, bis das Geld 
  in Form der Eintrittsgebühren durch die Teilnehmer
  wieder hereinkommt. Es ist sehr ratsam sich direkt am Anfang einen
  Finanzplan zu erstellen in dem man alle Kosten und die kalkulierten
  Einnahmen einträgt.
 </li>
 <li>
  <b>Besuche andere Competitions</b><br/>
  Eine Competition kann man nur organisieren, wenn man weiß, was das ist.
  Bevor du also selbst etwas planst, solltest du mindestens auf zwei bis
  drei Competitions gewesen sein und dir alles sehr
  genau angeschaut haben. Achte vor allem darauf, welche Aufgaben das
  Organisationsteam übernimmt. Sprich mit den Organisatoren, frage sie,
  welche Probleme sie bei der Organisation hatten, lasse dir Tipps geben.
  Ein Textdokument kann nie eigene Erfahrung ersetzen.
 </li>
 <li>
  <b>Stelle sicher, dass genug Leute Interesse haben</b><br/>
  Eine gute Competition sollte mindestens 20 Teilnehmer haben
  (und sollte mindestens 12 Teilnehmer haben um von der WCA anerkannt zu
  werden). Erkundige dich vorher, z.B. in Internetforen und deinem
  Bekanntenkreis, ob überhaupt Interesse an einer Competition
  in deinem Ort besteht.
 </li>
 <li>
  <b>Wähle ein Wochenende, an dem möglichst viele Personen können</b><br/>
  Erkundige dich, welche anderen Competitions noch stattfinden. Es ist
  wenig sinnvoll zwei deutsche Competitions an ein und dem selben
  Wochenende zu veranstalten. Frage in der Community, z.B. in Internetforen,
  welche Wochenenden bevorzugt werden.
 </li>
 <li>
  <b>Suche einen guten Raum</b><br/>
  Ein guter Raum ist groß genug für die Anzahl an Personen, die du
  annehmen möchtest. Es sollte leicht möglich sein den Raum
  in einen Zuschauerbereich, einen Wartebereich und einen
  Wettbewerbsbereich einzuteilen.
  Sehr wichtig ist gutes Licht im geplanten Wettbewerbsbereich! Ebenso
  sollte der Raum relativ leise und rauchfrei sein. Von Vorteil ist
  natürlich auch, wenn Essen und Trinken in dem Raum nicht verboten sind.
  Erfrage zu welchen Terminen du den Raum reservieren könntest, lege dich
  jedoch besser nicht fest, bevor du Kontakt zur WCA aufgenommen hast.
 </li>
 <li>
  <b>Suche dir genug Hilfe</b><br/>
  Suche dir genug freiwillige Helfer, die auf jeden Fall kommen und dir
  helfen können. Eine Competition zu organisieren ist immer Teamarbeit!
  Alleine wird es schwer bis unmöglich.
 </li>
</ul>

<h2>Sobald du die Erlaubnis der WCA hast ...</h2>

<ul>
 <li>
  <b>Spreche erneut mit dem Vermieter</b><br/>
  <u>Hole dir die Bestätigung vom Vermieter, dass du den Raum definitiv zu
  dem abgesprochenen Termin haben kannst</u>. Erzähle ihm genau was du vor
  hast und wie viele Personen kommen werden. Kläre rechtzeitig ob genug
  Tische
  und Stühle vorhanden sind, dass Toiletten existieren und ob
  gegessen und getrunken werden darf.
 </li>
 <li>
  <b>Erstelle einen Zeitplan</b><br/>
  Überlege dir zunächst, welche Events du überhaupt auf deinem Turnier
  veranstalten willst. Überlege dir dann, wann welches Event stattfinden
  soll, wie lange es ungefähr dauern wird, wie viele Leute in die nächste
  Runde kommen werden, etc. Um einen guten und funktionierenden Zeitplan
  zu erstellen, braucht es etwas Erfahrung. Richte dich am besten bei
  der Erstellung deines Zeitplans nach denen anderer Turniere mit
  ähnlicher Teilnehmeranzahl, wie du es planst. Diese wirst du auf den
  entsprechenden Webseiten finden. Spreche diesen Zeitplan mit dem WCA
  Delegate ab und frage ihn, ob er deinen Zeitplan für realistisch hält
  und ob er auch alle WCA Richtlinien erfüllt.
 </li>
 <li>
  <b>Erstelle eine Webseite</b><br/>
  Jede Competition sollte eine Webseite haben, auf der alle nötigen
  Informationen (Termin, Ort, Zeitplan, Eintrittspreis) angekündigt werden.
  Du solltest auch eine Liste von Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe
  angeben. Praktisch ist auch, wenn sich die Teilnehmer direkt auf dieser
  Webseite anmelden können (damit du weißt, wie viele kommen). Allerdings
  stellt auch die WCA eine Anmeldefunktion zur Verfügung.
  <b>Florian&nbsp;Weingarten</b> hat ein gut funktionierendes <i>Competition
  Website Tool</i> programmiert und hostet aktuell die Webseiten der meisten
  deutschen Competitions. Falls du nicht weißt, wie man eine Webseite
  erstellt, melde dich bei ihm per E-Mail unter 
  <a href="mailto:flo@hackvalue.de">flo@hackvalue.de</a>.
 </li>
 <li>
  <b>Kontaktiere den Delegate erneut</b><br/>
  Sobald du die letzten drei Schritte erledigt hast, kontaktiere den
  Delegate erneut und teile ihm alle notwendigen Informationen mit.
  Dazu gehören:
  <ul>
   <li>Name der Competition,</li>
   <li>genaues Datum, d.h. die Tage an denen die Competition
       stattfinden soll,</li>
   <li>Veranstaltungsort inkl. Adresse,</li>
   <li>Link zur Webseite der Competition,</li>
   <li>Name der Organisatoren inkl. E-Mail Adresse,
       unter der die Organisatoren erreichbar sind,</li>
   <li>Liste der veranstalteten Events.</li>
  </ul>
  Der Delegate wird nun dem WCA Board von der Competition berichten
  damit diese in den nächsten Tagen offiziell angekündigt wird.
 </li>
</ul>

<h2>Vor der Competition</h2>

<p>Was du in jedem Fall machen musst:</p>

<ul>
 <li>
  <b>Bereite das Excel Worksheet vor</b><br/>
  Mache dich mit Microsoft Excel (oder OpenOffice Spreadsheet) vertraut.
  Die Ergebnisse der Competition werden in einer Excel Tabelle notiert
  und deren Benutzung ist teilweise nicht ganz leicht. Bitte deinen
  Delegate dir eine Kopie der Datei zuzusenden.
 </li>
 <li>
  <b>Oder (empfohlen): Bereite cubecomps.com vor</b><br/>
  In den letzten Jahren ist es immer üblicher geworden, die gut funktionierende
  Webseite von <b>Luis&nbsp;Iáñez</b> <a href="http://www.cubecomps.com">www.cubecomps.com</a>
  zu verwenden. Sie bietet eine schnellere Eingabe, leichteres Ausdrucken und 
  bessern Überblick über die Ergebnisse. Jedoch brauchst du einen Internetzugang
  um die Ergebnisse einzutragen. Erkundige dich vorab bei deinem Vermieter ob dies möglich ist,
  oder stelle sicher, dass das mobile Internet im Veranstaltungsraum hinreichend ist, 
  so dass du einen Hotspot verwenden kannst. Falls es sicher ist,
  dass du Internetzugang haben wirst, kannst du entweder Luis über 
  <a href="https://www.facebook.com/cubecomps">Facebook</a> kontaktieren,
  oder deinen Delegate nach seiner E-Mail Adresse fragen.
 </li>
 <li>
  <b>Installiere das Scrambling Programm der WCA</b><br/>
  Es kann passieren, dass du während der Competition zusätzliche Scrambles
  benötigst. Installiere dir daher die Scramble Programme
  (siehe <a href="https://www.worldcubeassociation.org/regulations/scrambles/">WCA Regeln</a>)
  auf deinem Computer.
 </li>
 <li>
  <b>Drucke die Scoresheets und die Teilnehmerliste</b><br/>
  Du solltest dich rechtzeitig darum kümmern alle Scoresheets
  (Zettel, auf denen die Schiedsrichter die Ergebnisse notieren) zu drucken. 
  Dies sollte spätestens am Tag vor der Competition erledigt werden, 
  da während der Competitions schon genug zu tun sein wird.
  An der Kasse im Eingangsbereich sollte außerdem eine Teilnehmerliste
  bereit liegen und eventuell für jeden Teilnehmer ein Namensschild.
 </li>
 <li>
  <b>Besorge Preise</b><br/>
  Urkunden für die besten drei Teilnehmer jeder Kategorie sind ein Muss.
  Wenn du nicht selber eine Urkunde entwerfen möchtest, dann frage einfach
  den Delegate nach einer Vorlage.
  Pokale, Medaillen oder andere Preise sind optional, aber immer eine
  nette Geste. 
 </li>
 <li>
  <b>Besorge die Scrambles</b><br/>
  Kläre rechtzeitig mit dem Delegate ob er die Scrambles mitbringt
  oder du sie selber drucken musst. Falls du sie drucken sollst,
  tue dies rechtzeitig und nicht erst am Abend vorher!
 </li>
 <li>
  <b>Lerne die WCA Regeln</b><br/>
  Der WCA Delegate kennt alle Regeln sehr gut, aber auch der Organisator
  sollte ausreichend vertraut sein und die gesamten Regeln
  aufmerksam durchgearbeitet und verstanden haben. Sollten einzelne
  Teile unklar sein, frage den WCA Delegate, ob er sie genauer erklären
  kann.
 </li>
</ul>

<p>Was du außerdem tun kannst:</p>

<ul>
 <li>
  <b>Kündige die Competition in der Community an</b><br/>
  Jetzt ist es an der Zeit, kräftig Werbung zu machen. Nicht jeder
  Speedcuber liest regelmäßig die WCA Webseite, daher solltest du in
  möglichst vielen Internetforen deine Competition ankündigen
  (z.B. <a href="http://www.speedcubers.de/">speedcubers.de</a>,
  <a href="http://www.speedcube.de/">speedcube.de</a> und
  <a href="http://www.speedsolving.com/">speedsolving.com</a>). Außerdem
  könntest du eine Facebook-Gruppe für deine Competition erstellen. Mache
  an so vielen Stellen wie möglich Werbung um möglichst viele
  Teilnehmer und Zuschauer anzulocken.
 </li>
 <li>
  <b>Kontaktiere die Medien</b><br/>
  Rede mit der Presse. Schreibe verschiedene Fernsehsender, Radiosender,
  Zeitungen, Magazine, Schülerzeitungen, etc. an und lade sie ein
  deine Competition zu besuchen und darüber zu berichten.
 </li>
 <li>
  <b>Besorge Verpflegung</b><br/>
  Falls es finanziell machbar ist, solltest du kostenlose oder zumindest
  preisgünstige Getränke und Snacks oder sogar richtiges Mittagessen
  anbieten.
  Dies ist erstens für die Teilnehmer angenehmer und zweitens musst
  du dann nicht so viel Zeit für die Mittagspause einplanen.
  Falls dies nicht möglich ist, solltest du das rechtzeitig
  ankündigen, damit die Besucher ihr eigenes Essen mitbringen. Auf
  jeden Fall
  sollte eine Mittagspause im Zeitplan vorgesehen sein!
 </li>
</ul>

<h2>Während der Competition</h2>

<ul>
 <li>
  <b>Rechtzeitig da sein</b><br/>
  Als Veranstalter solltest du am besten am Abend vorher oder zur Not
  morgens vor der Competition den Raum herrichten. Stelle viele Tische
  und Stühle auf, bereite den Wartebereich vor, überlege dir, wo du die
  Timer und Displays aufbauen möchtest, usw. Sei rechtzeitig da, damit
  alles nach Zeitplan verlaufen kann. Sobald du einmal im Zeitplan
  hinterher bist, wird es sehr schwer werden die Zeit aufzuholen und du
  wirst eventuell einzelne Events streichen müssen!
 </li>
 <li>
  <b>Scrambler und Judges</b><br/>
  Zu wenig Scrambler und zu wenig Judges sind der Hauptgrund, warum
  Competitions ihren Zeitplan nicht einhalten können.
  Achte stets darauf, ob genügend Helfer vorhanden sind und rufe
  nach welchen, sollte dies nicht der Fall sein: Nach den Regeln
  ist jeder Teilnehmer verpflichtet zu helfen! Hilft es nicht, laut nach Helfern 
  zu rufen, dann sprich einfach Leute einzeln an.
 </li>
 <li>
  <b>Ergebnisse eintragen</b><br/>
  Suche dir einen Helfer, der sich mit Microsoft Excel, bzw. der cubecomps.com Webseite auskennt und
  der die Ergebnisse eintragen kann. Das ist ein Fulltime Job! Es wird
  fast während der gesamten Competition
  jemand am PC sitzen müssen und Ergebnisse eintragen,
  damit rechtzeitig die Ranglisten einer Runde fertig sind (um zu ermitteln,
  wer in die nächste Runde kommt).
 </li>
 <li>
  <b>Achte auf die Regeln</b><br/>
  Werden die WCA Regeln massiv verletzt, kann der WCA Delegate
  die Competition für
  ungültig erklären und das wird alle Teilnehmer sehr verärgern. Sorge
  also stets dafür, dass alle Regeln genau eingehalten werden.
 </li>
 <li>
  <b>Kopie der Regeln</b><br/>
  Da die wenigsten Leute alle Regeln auswendig kennen, solltest du eine
  Kopie der Regeln (am besten in der englischen Originalversion und auch
  als deutsche Übersetzung) vor Ort haben um im Zweifelsfall nachlesen
  zu können. Eine PDF-Version auf dem Computer ist dabei ausreichend.
 </li>
 <li>
  <b>Mache die Competition einzigartig</b><br/>
  Überlege dir, wie du deine Competition von anderen Competitions
  unterscheiden kannst und wie du dich hervorheben kannst. Z.B. durch
  besondere und seltene Events, durch besonders gutes Essen, besondere
  Preisregelungen (z.B. "alle Newcomer bekommen freien Eintritt") oder andere
  Dinge.
 </li>
</ul>


<h2>Häufig gestellte Fragen</h2>

<p>
<b>F:</b> Wie kann man abschätzen, was die Veranstaltung kosten wird? <br/>
<b>A:</b> Das teuerste wird vermutlich der Raum. Wenn du den Raum irgendwie
umsonst bekommen kannst (Gemeindezentrum der Kirche? Jugendzentrum?
Universität? Schule?) dann wird es nicht so teuer. Vergiss aber nicht
an andere variable Kosten wie z.B. das Essen und die Getränke zu denken.
</p>

<p>
<b>F:</b> Wie bezahlt man das alles? <br/>
<b>A:</b> Normalerweise kann man die Competition gut so planen, dass
man bei Null rauskommt. Falls nicht, solltest du dich um Sponsoren
bemühen (z.B. Jumbo Spiele oder Cubikon). Es besteht aber natürlich
ein Restrisiko, dass du auf Kosten sitzen bleibst (z.B. weil
weniger Personen erscheinen als erwartet).
Am besten planst du so, dass du deine Kosten auch mit 80% der
angemeldeten Teilnehmer deckst und sparst einen eventuellen
Überschuss für die nächste Competition. Auch beim Thema Finanzen lohnt 
es sich mit dem Delegate zu reden, da dieser viel Erfahrung hat und alles 
gut einschätzen kann.
</p>

<p>
<b>F:</b> Woher weiß man wie viele Leute ungefähr kommen? <br/>
<b>A:</b> Schaue dir an, wie gut Competitions in deiner Nähe normalerweise
besucht sind. Sprich mit der Community. Starte Umfragen in Internetforen.
Behalte im Hinterkopf, dass so gut wie nie alle Leute erscheinen, die
 angemeldet sind, dafür aber auch oft Zuschauer oder Gäste unangemeldet
aufkreuzen. <br/>
</p>

<p>
<b>F:</b> Woher weiß ich, welcher Termin am besten ist? <br/>
<b>A:</b> An deinem Termin sollten keine anderen Competitions in der Nähe
stattfinden. Am
besten auch an dem Wochenende davor und danach nicht. Sprich mit der
Community und starte eventuell Umfragen, welche Termine am beliebtesten sind.
</p>

<p>
<b>F:</b> Wo bekomme ich das ganze Equipment? <br/>
<b>A:</b> Du könntest es kaufen, was sich besonders dann lohnt, wenn du vor
hast noch öfter eine Competition zu organisieren. Meistens ist das aber
zu teuer. Sprich mit dem Delegate oder anderen Helfern, ob sie dir
aushelfen können. Der Delegate stellt in der Regel die Timer und Displays
zur Verfügung.
</p>

<p>
<b>F:</b> Muss ich den WCA Delegate bezahlen? <br/>
<b>A:</b> WCA Delegate ist ein Ehrenamt. Delegates müssen nicht bezahlt werden,
aber die Anreisekosten zu übernehmen oder eine kostenlose
Übernachtungsmöglichkeit sowie ein kleines Dankeschöngeschenk sind eine
nette Geste.
</p>

<p>
<b>F:</b> Kann ich nicht selbst Delegate meiner Competition sein? <br/>
<b>A:</b> Nein, ein Delegate ist ein Vertreter der WCA. Um Delegate zu
werden musst du bei der WCA bekannt sein und von einem anderen Delegate,
der dich gut kennt, vorgeschlagen und empfohlen werden. Das geht nicht
von heute auf morgen.
</p>

<? include "footer.php" ?>