NEJB - S7: Vorbereitung und Planung der Einführung des NEJB

[ThomasEllenberger]

User Story

Im bisherigen Top-Knoten für Aktive wird der Automatismus für die Ehemaligen-Gruppen angepasst (auf Ebene Bund bis Region soll er entfernt, auf Schar-Ebene – zu ausgetretene Leitungspersonen - unbenannt werden). Zudem kommen weitere Umbenennungen. Neu ist der Austritt aus der Schar der Massgebliche “Trigger” für den Übertritt in den neuen Ehemaligen-Root.

In den User Stories 5 und 6 wurden die dafür nötigen Logiken angepasst und dokumentiert:
#124
#125

Für die produktive Einführung des NEJB-Knoten mit allen Abhängigkeiten und Zusatzarbeiten soll hier ein Plan/Drehbuch definiert werden, welches den Ablauf aller Schritte Seitens Jubla und Puzzle aufführt. Beispielhaft etwa so:

- 21.12.2024 Testing abgeschlossen
- 21.12.2024 Dokumentation und Handbücher erstellt
- 15.01.2024 Release NEBJ Knoten
- 16.01.2024 Ausführung Migraitionsskripte für Verschiebung von Personen
- 17.01.2024 Manuelle Nacharbeiten im System
- 18.01.2024 Kommunikation an Mitglieder

Es braucht pro Schritt ein Ausführungsdatum, Beschreibung und verantwortliche Person.
--> Diese Planung wird hier gemacht: https://jubla.sharepoint.com/:x:/r/sites/PGDatenbankEhemaligenwesenNEJB/Freigegebene%20Dokumente/Allgemein/Projektordner%20Puzzle-Hitobito/Planung-Einf%C3%BChrung-NEJB.xlsx?d=w6fbd01250e3c42d4884e21a4d69babfb&csf=1&web=1&e=ckORkR

Definition of Done:

• Den bisherigen Profilen wurde die Rolle Mitglied in der automatisch erstellten Gruppe Ehemalige entfernt. (Manuelle Ehemalige-Gruppen explizit ausgeschlossen) -> verschoben in NEJB - S5: Anpassung des Alumnus-Prozess #162
• Einführungsplan erarbeitet und kommuniziert
• Der Auftrag an die kantonalen/regionalen AST, sowie die nationale Geschäftsstelle ist definiert
• Dokumentationen sind entsprechend aktualisiert
• TBD diese DoD-Liste erweitern

Weitere Aspekte:

• Diese Story bedingt explizit Prüfung durch Puzzle bezüglich Umsetzbarkeit und die Korrektheit der Abläufe. (Siehe: Ehemaligenautomatismus von 2018 und die damit durch Puzzle vollzogenen Programmierungen) Entsprechend können sich die Definition of Done noch verändern.
• Auf der kantonalen/regionalen und der Bund Ebene braucht es klare Aufträge an das Personal, bezüglich einer gewissen Kontrollfunktion
• Diese Story bedingt intensive Kommunikation «Aufklärungsarbeit», dazu dass es die nachfolgenden Regeln braucht, damit die Vereine/Gruppen jeweils beim Austritt eines Menschen regelmässig ihre Verantwortung zur Begleitung des Übertritts in das Ehemaligenwesen wahrnehmen.
  Regeln:
  • Schar: Siehe NEJB - S5: Umbenennen der aktiven Rolle und Register „Ehemalig“ in „Austritt“ #124 und NEJB - S6: Übertrittskommunikation (System-E-Mail) #125
  • Wir unterscheiden beim Gruppentyp “Ehemalige” zwischen den automatisch erstellten Gruppen (auf lokaler Ebene, neu benannt als „Ausgetretene Leitungspersonen“) und solchen, welche manuell auch mehrfach erstellt werden kann.

Vorschlag für Test/Abnahme:

• Automatismus testen für verschiedene Ebenen
• Dokumentation und Handbücher abnehmen
• Planung mit allen Beteiligten simulieren/durchspielen