NEJB - S6: Übertrittskommunikation (System-E-Mail)

[ThomasEllenberger]

Aktuell gibt es zwei auto. E-Mails, die Vorlagen "Ehemalige Benachrichtigung" und "Ehemalige Benachrichtigung Schar".

User Story:

Als Netzwerk Ehemalige möchte ich Menschen, welche ihre aktive Leitungszeit auf der Ebene Schar beenden, dabei begleiten, indem sie informiert sind und einen allfälligen Übertritt in die Zeit als Ehemalige machen können.

Durch den Austritt einer Leitungsperson aus einer Schar wird der Automatismus nach S5 #124 im Top-Knoten Aktive ausgelöst. Dabei soll der Person nun auch eine E-Mail verschickt werden, in der sie über die Ehemaligengruppen im Top-Knoten Ehemalige sowie der Möglichkeit einer Passivmitgliedschaft beim Verein Netzwerk Ehemalige informiert wird.

Die (z.T. bereits bestehenden) Regeln für das Auslösen der E-Mail sind:

• Der Automatismus gemäss S5 wurde ausgeführt und die Ehemaligenrolle wurde erfolgreich gespeichert
• Die Gruppe der letzten Rolle war eine Schar, vgl. US 5
• Die Person hat eine Haupt-E-Mailadresse
• 1 Tag ist seit dem Löschen der Aktivrolle vergangen, und die «Austritt-Rolle» existiert immer noch

Das E-Mail umfasst inhaltlich:

• Einen Text der durch den Vorstand des Netzwerk Ehemalige definiert werden kann.
• Einwilligung zur Weiterführung des Profils auf der Jubla.db (alle Top-Knoten), inkl. Anerkennung der Datenschutzerklärung der Jubla.
• Bitte um Kontrolle der Profilangaben inkl. Link zum Profil (logischer Placeholder) sowie Hinweis für das aktuell halten des Profils
• (Möglichkeit eine Beitrittsanfrage beim lokalen Ehemaligenverein auszulösen (Self-Registration Link)) -DIES IST NOCH OUT OF SCOPE-
• Möglichkeit beim Netzwerk Ehemalige Passivmitglied zu werden (Self-Registration Link) (Kein technischer Placeholder!)
• Info zur Kontaktfreigabe wo die Person die Kontaktpräferenzen bearbeiten kann (Erlaubnis kontaktiert zu werden von Schar, Kanton, Bund, Netzwerk Ehemalige).

Anmerkung zur Kontaktfreigabe: Die Kontaktfreigabe gilt rechtlich gesehen im gesamten Verein Jubla. Im System kann es z.T. nicht eindeutig sein, wofür die Kontaktfreigabe gelten soll und sie wird ev. pro Person nicht immer zwischen den beiden Top-Knoten synchronisiert. Dies kann derzeit noch vernachlässigt werden und wird ev. beim Testing wieder aufgegriffen.

Definition of Done:

• Übertrittskommunikation auf Ebene Schar (Ehemalige: Benachrichtigung Schar) wird gemäss definierten Regeln ausgelöst
• • Ausnahmefälle: Es kann Personen geben, welche in zwei Scharen eine Leitungsfunktion haben. Dann soll der Automatismus und die E-Mail für den Übertritt bei jedem Schar-Austritt ausgeführt werden.
• Übertrittskommunikation-Vorlage ist für die Jubla-Admin-User editierter und es ist ein Personen-Link-Placeholder verfügbar
• E-Mail für Event “Ehemalige: Benachrichtigung” ist deaktiviert und entfernt.
• In der Dokumentation sind die Regeln für beide Events (deaktiviertes und angepasstes) aktualisiert
• Sicherstellung, dass dieses E-Mail an ALLE Profile geht, welche auf der lokalen Ebene die Rolle Austritt bekommen, unabhängig davon, ob sie auf einer anderen Ebene eine aktive Rolle haben

Weitere Aspekte:

• Diese Übertrittskommunikation ist heute schon verfügbar im Top-Knoten Aktive. Jedoch kennen wir keine Person, welche dieses E-Mail effektiv erhalten hat. Es muss also irgendwo ein „wesentlicher Fehler“ vorliegen. Alle Bedingungen und der Aufbau der Verbundenen Logik muss darum explizit überprüft werden. Evt. lohnt es sich ihn nochmals komplett neu aufzubauen. Siehe auch 2121 auf github
• E-Mail für Event “Ehemalige: Benachrichtigung” wird deaktiviert und entfernt. Auf Ebene Bund bis Region werden keine Ehemaligen-Mails mehr ausgelöst.
• Die Regeln für den Event “Ehemalige: Benachrichtigung” sind überdacht, sollten angepasst werden können. Wir gehen davon, aus, dass dies durch den in Story 5 beschriebenen Aspekt für (automatisierte und manuelle) Migration von Profilen ausgeführt wird. Sofern nicht, bitten wir Puzzle eine andere Lösung vorzuschlagen.
• Da bereits viele Leitungspersonen diesen Übertritt gemacht haben, aber (noch) nicht informiert sind, soll es die Möglichkeit geben dieses Email für bereits bestehende Ehemalige auszulösen.
• Depriorisiert: Das Netzwerk Ehemalige ist neu auch verfügbar unter den Kontaktpräferenzen. Es soll möglich sein, nur der Jubla oder nur dem Netzwerk die Erlaubnis für Kontaktaufnahme zu geben.

Vorschlag für Test/Abnahme:

• Ein aktives Profil mit durch den Austrittsprozess führen. Rolle «Austritt» vergeben und später entfernen («ohne Rollen». Das Profil wird korrekt verschoben in den entsprechenden Reiter und der Automatismus verschiebt die Person in die richtige Gruppe.

[tobiasstern]

@kronn Ich bin noch über diesen Punkt gestolpert:

Da bereits viele Leitungspersonen diesen Übertritt gemacht haben, aber (noch) nicht informiert sind, soll es die Möglichkeit geben dieses Email für bereits bestehende Ehemalige auszulösen.

Meines Erachtens hat Hitobito keine Funktion, mittels der ein user eine bestimmte E-Mail-Vorlage manuell auslösen kann, ist das korrekt? Ich denke, so etwas wäre verhältnismässig aufwändig zu implementieren und da es auch nur einmalig bei Einführung des NEJB zur Anwendung kommen würde, halte ich das für kein sinnvolles Feature.
Falls du das auch so siehst, lass uns mit @richardjubla besprechen, was wir ansonsten für Möglichkeiten haben. (Im Zweifelsfall exportiert man übers UI eine Liste aller gewünschter E-Mail-Adressen und setzt selber ein Mail auf.)

[richardjubla]

@kronn Ich bin noch über diesen Punkt gestolpert:

Da bereits viele Leitungspersonen diesen Übertritt gemacht haben, aber (noch) nicht informiert sind, soll es die Möglichkeit geben dieses Email für bereits bestehende Ehemalige auszulösen.

Meines Erachtens hat Hitobito keine Funktion, mittels der ein user eine bestimmte E-Mail-Vorlage manuell auslösen kann, ist das korrekt? Ich denke, so etwas wäre verhältnismässig aufwändig zu implementieren und da es auch nur einmalig bei Einführung des NEJB zur Anwendung kommen würde, halte ich das für kein sinnvolles Feature. Falls du das auch so siehst, lass uns mit @richardjubla besprechen, was wir ansonsten für Möglichkeiten haben. (Im Zweifelsfall exportiert man übers UI eine Liste aller gewünschter E-Mail-Adressen und setzt selber ein Mail auf.)

Für mich gehört dieses Thema in die Verwaltung und Unterstützung der Mitgliederverwaltung. Der Verband hat viele unterschiedliche Strukturen in denen "aufgeräumt" oder nachverwaltet werden sollte Hier könnten technische Mittel den Ablauf unterstützten oder befähigen.

[kronn]

Als Button zur einmaligen Verwendung stimme ich dir zu: da ist Aufwand und Nutzen in keinem guten Verhältnis. Wenn wir aber eine Liste von Personen (als emails oder Datenbank/Personen-IDs) bekommen, kann man das manuell in vertretbarem Rahmen (eher wie ein Support-Ticket) auslösen.

Da in vielen Fällen etwas mehr Zeit von tatsächlichem Austritt bis zur Mail vergangen sein dürfte, KANN ein manueller Versand (mit persönlicher Ansprache) sinnvoll sein.

Die von mir auf technischer Ebene generierte Mails werden immer den gleichen Text haben.

Wenn aber die Mail nur deswegen nicht verschickt wurde, weil der Austritt zwar tatsächlich vollzogen wurden, aber nicht für den Alumnus-Mechanismus sichtbar in der jubla.db auslöst wurde, kommt diese dann ja noch. Reicht das vielleicht aus?

[richardjubla]

Wenn aber die Mail nur deswegen nicht verschickt wurde, weil der Austritt zwar tatsächlich vollzogen wurden, aber nicht für den Alumnus-Mechanismus sichtbar in der jubla.db auslöst wurde, kommt diese dann ja noch. Reicht das vielleicht aus?

Ich könnte mir vorstellen das es sogar reicht wenn der Vorstand weiss (Dokumentation/Anleitung) wie er genau vorzugehen hat, damit seine Profile "korrekt" gehandhabt werden soll. UND es bekannt und nachvollziehbar ist, wann ein Profil ein E-Mail erhalten hat weil es zum Beispiel vom System (durch uns) aus der Gruppe "Ehemalige" entfernt wurde. (Konkret würden die Mutationen auf der produktiven Datenbank ebenfalls ein E-Mail auslösen)