Existem algumas perguntas padrões que podemos fazer para os espaços (empresas, universidades etc.) para tentarmos garantir o máximo possível o sucesso do aproveitamento do local para a comunidade. Como pode acontecer de esquecermos uma pergunta ou outra (às vezes acontece comigo), decidi criar um guia como sugestão. E aí podemos adaptar de acordo com o tipo de evento que formos fazer.
- Existem formas diferentes de meios de transporte para chegar ao local de maneira fácil e tranquila?
- Qual é o endereço completo com CEP e qual o andar/sala do prédio, se houver? (Acontece de terem locais distintos com o mesmo nome de rua, por exemplo, então vale checar corretamente).
- O lugar é acessível (pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida conseguem circular no local de forma segura)?
- Há a possibilidade de apoio para termos pessoas intérpretes de Libras para apoiar no evento?
- Como é o espaço onde faremos o evento? Uma sala? Um auditório?
- Quantas pessoas cabem no espaço de maneira confortável?
- Como funcionam os horários? Tem horário limite de término para não ultrapassarmos?
- O espaço pode ceder equipamentos para projetar os slides e microfone para as pessoas acompanharem o conteúdo das palestras?
- A pessoa palestrante poderá conectar seu computador para projetar? (Existem lugares que isso não é permitido, visto a exigência de segurança e aí as pessoas palestrantes precisam enviar os slides com antecedência para usarmos o computador do local).
- Haverá internet disponível para as pessoas palestrantes e organizadoras do evento?
- Haverá internet disponível para o público no geral?
- Tem estacionamento disponível para uso do público, pessoas palestrantes, organização do evento, empresa fornecedora de coffee no local?
- Existe algum termo ou documento que a comunidade precisa ter ciência sobre o espaço? Ou algum procedimento em relação às responsabilidades da comunidade perante ao local?
- Há um local onde a empresa fornecedora de coffee pode preparar os alimentos?
- Qual a voltagem do local? (A empresa do coffee pode querer levar equipamentos para conectar na energia elétrica).
- Onde e como serviremos o coffee para as pessoas?
- Quem da empresa eu devo procurar no dia para dar início/término ao evento?
- Quais dados são necessários para liberação de entrada no local?
- Com quanto tempo de antecedência preciso enviar a lista de pessoas confirmadas para o local ter controle da entrada das pessoas?
- Pessoas podem trazer crianças e/ou bebês para o espaço?
- Não fazemos transmissão ao vivo porque não temos equipamentos. Validar com as parcerias e se o evento tem conteúdo que nos deixa confortáveis em transmitir.
- Se for apenas para uso em mídias sociais, podem tirar. Não podem usar para promoção e programas da empresa. E nós, da comunidade, temos que ter acesso a todas as fotos tiradas. Lembrando que podem ter pessoas que não concordem ou não possam aparecer em redes sociais de outras empresas. Então elas tem que ter a opção de não aceitar. Então se quiserem fazer isso, tenham um termo de uso de imagem para as pessoas terem a escolha de aceitar ou não.